Hoe ChatGPT eenvoudig een werkbon kan samenstellen
DateHet opstellen van een werkbon gebeurt in veel werkplaatsen nog handmatig. Voor monteurs is het vaak een tijdrovend klusje waarbij fouten snel gemaakt zijn. Met de opkomst van kunstmatige intelligentie komt daar echter verandering in: ChatGPT kan dit proces aanzienlijk vereenvoudigen.
Kunstmatige Intelligentie doet ook in de werkplaats zijn intrede. Volgens Wander Lamot, projectmanager bij Aeres Tech Productions, is dat geen reden tot zorg. “Kunstmatige intelligentie zal de monteur nooit vervangen, maar kan wel ondersteunen, bijvoorbeeld bij het opstellen van een werkbon.”
Maar hoe werkt dat in de praktijk? Na een reparatie of onderhoudsbeurt kan een monteur via de spraakfunctie van de ChatGPT-app eenvoudig inspreken welke werkzaamheden zijn uitgevoerd, welke onderdelen zijn gebruikt en hoeveel tijd de klus heeft gekost. De software zet deze informatie vervolgens razendsnel om in een overzichtelijk verslag. Dat verslag kan direct worden opgeslagen als Word- of PDF-bestand. Vervolgens kan de werkbon worden gedeeld met de werkplaatschef of worden geüpload in de werkplaatssoftware.
Veel tijdswinst
Wie ChatGPT regelmatig voor hetzelfde doel gebruikt - bijvoorbeeld voor het automatisch opstellen van werkbonnen - kan het beste een aangepaste ChatGPT inrichten. “In plaats van telkens opnieuw uit te leggen wat je wilt, geef je eenmalig duidelijke instructies,” legt Lamot uit. “Daarin leg je vast hoe een werkbon wordt opgebouwd, welke informatie erin moet staan en hoe deze wordt opgeslagen.” Zo zijn werkbonnen altijd consistent van opmaak en vrij van type- en spelfouten. “Dat maakt een professionele indruk op de klant”, benadrukt Lamot.
Zo’n eigen AI-assistent kan bovendien worden afgestemd op vaktaal, zodat consequent de juiste terminologie wordt gebruikt. Ook is het mogelijk om checklists toe te voegen. Daarmee kan worden gecontroleerd of alle stappen in een reparatieproces zijn doorlopen en of de juiste onderdelen zijn gebruikt. Werkzaamheden worden zo vollediger vastgelegd en onderdelen worden minder snel vergeten.
Het opzetten van een eigen AI-assistent kost in eerste instantie wat meer tijd, erkent Lamot. “Maar daarna levert het juist veel tijdswinst op.” De werkbonassistent kan eenvoudig worden gedeeld met collega’s, zodat alle monteurs deze op hun eigen telefoon kunnen gebruiken. Hiervoor is wel een betaald ChatGPT-account nodig. “Voor circa 23 euro per maand heb je toegang. Bovendien biedt dat extra zekerheid dat klantgegevens goed beschermd blijven. Daarnaast zorgt het voor een flinke reductie van de administratietijd en kun je sneller factureren.”
Blijf controleren
Hoewel de AI-chatbot veel werk uit handen neemt, blijft controle wel essentieel. “Lees de werkbon altijd nog zorgvuldig door”, adviseert Lamot. “Je kunt zelf iets over het hoofd hebben gezien, of ChatGPT kan informatie verkeerd hebben geïnterpreteerd.”