Onderdelenmagazijn: hoe beperk je een dode voorraad?

De beste raad is voorraad. Het is een veelgehoord gezegde, vooral nu de levertijden van onderdelen en machines flink oplopen. Maar een goede voorraad bestaat niet enkel en alleen uit veel onderdelen. Er moet een goede doorstroom zijn in het magazijn, benadrukt Hans Nieuwenhuis, accountmanager van Aeres Tech. “In een gezonde situatie wordt bij een mechanisatiebedrijf jaarlijks twee keer de totale voorraadwaarde van het magazijn verkocht. Echter is dit bij veel bedrijven niet het geval en bestaat het magazijn voor 50 tot 70 procent uit dode voorraad. Dit zijn de onderdelen die langer dan twee jaar op de plank liggen. En wat je in twee jaar niet verkoopt, verkoop je in drie of vier jaar veelal ook niet. Kortom, het is noodzaak om de dode voorraad te inventariseren en zo snel mogelijk kwijt te raken. Maak hiervoor een gedegen plan. Onderdelen waarvan je verwacht deze toch nog te verkopen, kun je labelen. Zet op het label een uiterste verkoopdatum. Blijft een onderdeel langer op de plank liggen dan op het label staat, probeer deze dan alsnog zo snel mogelijk kwijt te raken. Verlaag de prijzen flink of biedt de voorraad aan aan handelaren of mechanisatiebedrijven die er meer baat bij hebben”, aldus Nieuwenhuis. Een andere optie is om de onderdelen online te verkopen. Een voorbeeld hiervan is BartsParts, een online platform waarop moeilijk vindbare machineonderdelen worden aangeboden.

Naast het verkopen van de dode voorraad moet er voorkomen worden dat er een nieuwe dode voorraad ontstaat. “Als er geen verantwoordelijke is voor het magazijn, maak dan één van de personeelleden ‘eigenaar’. Deze persoon let er nauwlettend op welke nieuwe onderdelen er worden besteld. Een goede magazijnman weet exact welke onderdelen veel gebruikt worden en zorgt dat er zoveel mogelijk voorraadorders worden geplaatst. Door grotere partijen in één keer aan te schaffen, krijg je immers meer korting. Zorg er bij een bestelling voor dat 70 procent van de onderdelen bestemd is voor de voorraad. De overige 30 procent zijn spoedonderdelen die direct worden gebruikt. Stuur specifieke onderdelen die achteraf onbruikbaar blijken of niet worden opgehaald door een klant, zo snel mogelijk terug. Anders is het zonde van het geld”, benadrukt Nieuwenhuis.

Verder is het belangrijk om de onderdelenvoorraad af te stemmen op de seizoenen. Voorbeeld; zorg ervoor dat je tijdens het maaiseizoen wat extra maaimessen, klepels en schuddertanden op voorraad hebt. Stem de voorraad ook af op de ontwikkelingen in de markt. “Komende jaren komt er een nieuwe generatie machines en gaat er veel veranderen. De komst van bijvoorbeeld elektrische machines, waterstofmachines en robots kan ervoor zorgen dat veel hedendaagse onderdelen onbruikbaar of overbodig gaan worden”, aldus Nieuwenhuis.

Software geeft advies

Om het beheer van het magazijn te verbeteren, kunnen verschillende softwaresystemen hulp bieden. Onder meer softwareontwikkelaars Agro IT, Bever en Didata leveren desbetreffende systemen. Elk onderdeel in het magazijn wordt voorzien van een barcode. Heeft een monteur een onderdeel nodig, dan scant hij met zijn telefoon of een speciale handscanner de code. De gebruikte onderdelen worden vervolgens automatisch op de factuur geplaatst. Daarnaast houdt de software bij welke onderdelen het magazijn verlaten. Dreigt een voorraad op te raken, dan geeft het systeem vroegtijdig een advies welke onderdelen er besteld moeten worden. Met een paar drukken op de knop kun je tevens achterhalen welke onderdelen nauwelijks tot nooit gebruikt worden en dus tot de dode voorraad behoren. Kortom, voorkomen is beter dan genezen.