Order en urenregistratie

Order- en urenregistratie: wat zijn de voor- en nadelen?

 Date

De woorden ‘order- en urenregistratie’ schrikken veelal af. Werknemers hebben immers het idee dat ze met dergelijke systemen in de gaten worden gehouden. Maar dat is juist niet de doelstelling. Order- en urenregistratie helpt de werkprocessen in en buiten de werkplaats te verbeteren.

Met speciale software op een computer, tablet of telefoon legt een monteur vast hoe lang hij met een klus bezig is. Hierdoor weet je, op de minuut nauwkeurig, hoeveel tijd er besteedt wordt aan bijvoorbeeld het verwisselen van een trekkerband, het vervangen van een transmissie of het uitlezen van een storing. Die informatie is kostbaar. Hans Nieuwenhuis, trainer van Aeres Tech, legt uit: 

“Het geeft inzicht in de efficiëntie van het team en het motiveert het personeel om effectiever te werken. Vooral bij mechanisatiebedrijven met meerdere vestigingen is het voor de leidinggevenden een onmisbaar hulpmiddel om het overzicht te bewaren.”

Maar je kunt nog veel meer met de geregistreerde data. Zo kunnen de gegevens als hulpmiddel dienen bij het opstellen van offertes. “Als je bij verschillende trekkers eenzelfde type transmissie hebt vervangen, dan kun je in het systeem opzoeken hoeveel tijd zo’n klus vraagt. Klopt een klant met hetzelfde probleem bij je aan, dan kun je een gedegen voorstel doen en weet de klant exact waar hij aan toe is.”

Geen vragen

Door de werktijden te registreren kun je de arbeid niet in uren maar in minuten factureren. “Arbeid wordt veelal in een uurtarief gerekend, waarbij er op de factuur vaak per kwartier wordt afgerond. Daarmee snij je de klant of jezelf in de vingers. Dankzij de registratie kun je de daadwerkelijk verrichte arbeid in rekening brengen. Reken 1 euro per minuut in plaats van 60 euro per uur”, aldus Nieuwenhuis. Een vereiste is wel dat de monteur kort en bondig beschrijft welke handelingen hij verricht heeft om een mankement op te lossen of een onderdeel op te bouwen. Deze beschrijving dient als een onderbouwing van de werktijd en voorkom je dat de klant achteraf vragen gaat stellen. Dit verhoogt tevens de klanttevredenheid.

Discipline

Order- en urenregistratie hebben ook wat keerzijden. Een medewerker moet overweg kunnen met het systeem en hij moet gedurende de werkdag zijn tijden en ook de gebruikte onderdelen nauwlettend invoeren. Dit vraagt om orde en discipline bij de medewerkers. Aan de werkplaatschef is het de taak om dagelijks de uren te controleren om fouten of onjuistheden vroegtijdig op te merken. Verder kun je met een registratiesysteem iets minder snel inspelen op korte tussenkomende klusjes. Er moet immers eerst één en ander in het systeem worden ingevoerd.
Om een order- en urenregistratie binnen het bedrijf te introduceren, moet je draagvlak creëren bij alle medewerkers. Nieuwenhuis:

“Betrek het team in een vroeg stadium bij het traject. Wijdt een werkplaatsoverleg aan dit onderwerp, wissel ideeën met elkaar uit en verzamel de wensen en eisen van de medewerkers. En laat ze eventueel meebeslissen over de keuze van het softwarepakket.”

Ook interessant